O que é CTe e como emitir este documento de transporte?

O que é CTe e como emitir? É obrigatório ou não? Com as mudanças nas regras de emissão do Conhecimento de Transporte, é comum que muitas pessoas se sintam confusas sobre isso.

Você ainda tem dúvidas sobre o que é CTe e como emitir esse documento? Saiba que você não está sozinho.

Além disso, você também vai saber tudo sobre o MDFe, o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico, que substituiu o antigo Manifesto em papel. Acompanhe!

Da máquina de escrever ao Sistema Emissor de CTe online

Se você tem alguns anos de experiência na área, então provavelmente já emitiu vários Conhecimentos de Transporte usando suas habilidades de datilografia.

Uma série de vias, papel carbono e muita atenção pra não errar ao preencher algum campo faziam parte da sua rotina, muito diferente de como é com o CTe hoje. Então veio o programa de computador, a impressora matricial “do barulho” e todos aqueles acessórios.

Logo após realizar as entregas, chegavam pilhas de comprovantes assinados e carimbados pra conferir.

Era preciso uma sala só pra guardar caixas e mais caixas de um belo arquivo morto que, eventualmente, você precisava consultar.

Entretanto, a emissão de documentos de transporte passou por uma revolução nos últimos anos e a quantia de papel necessário para realizar uma operação se tornou ‘quase zero’. Tudo graças ao surgimento do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Depois disso, ficou mais fácil emitir e até corrigir um Conhecimento de Transporte Eletrônico. Você também não precisa mais de espaço pra guardar comprovantes, pois consegue consultar um CTe pela internet.

Tudo é mais simples, até mesmo pra quem não tem muita experiência no uso de tecnologias.

Veja também: [Post Interativo] Emiti um CTe errado: o que fazer?

O que é CTe?

CTe é a sigla de Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento digital, que é emitido online e armazenado eletronicamente.

Existe apenas na forma virtual, em arquivo XML, assim como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). 

Ele substitui o antigo CTRC que era emitido no papel. Assim, tem a função de documentar a prestação de serviço de transporte de cargas dos modais Rodoviário, Aéreo, entre outros. que veremos à frente.

A assinatura digital do emitente garante a alidade jurídica do CTe e do mesmo modo sua recepção e autorização de uso, pelo Fisco. 

O que é preciso para emitir CTe?

Para a emissão de CTe, em primeiro lugar, você deve credenciar sua empresa junto à SEFAZ do seu estado. Para este processo, o responsável da empresa ou contador realiza esta inscrição.

Em seguida, a empresa precisa adquirir um Certificado Digital. Este certificado é a assinatura digital da empresa e garante a autenticidade do seu Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Depois disso, basta contratar um sistema emissor de CTe, cadastrar os seus dados e começar a emitir CTe em poucos cliques, 100% online. 

Como emitir CTe?

Para emitir CTe, você deve seguir os passos mencionados abaixo. Veja:

1. Cadastramento na Sefaz do seu estado
2. Aquisição do certificado digital de modelo A1 ou A3
3. Contratação de um sistema emissor de CTe que atenda as necessidades da sua empresa
4. Acesso à internet e configuração dos dados da transportadora dentro do sistema contratado
5. Importação do XML da NFe, que será o documento anexado para emitir o seu CTe de maneira rápida
6. Preenchimento de campos obrigatório no documento (destacamos que com o SimplesCTe este processo é praticamente automático)
7. Impressão do DACTE e prontinho! Agora, basta emitir o MDFe, quando a carga estiver saindo para a viagem e garantir a segurança do Transporte perante a legislação! 

Super fácil, não é? Se você está considerando contratar um sistema emissor de CTe, temos uma boa recomendação para te fazer! Confira todas as vantagens do SimplesCTe em seguida:

Qual a diferença entre CTe e CTRC?

A sigla CTRC significa “Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas”. Ou seja, CTRC era o documento fiscal onde constavam as informações referentes ao transporte de uma mercadoria.

Já a sigla CTe significa “Conhecimento de Transporte Eletrônico”. Dessa forma, ele substitui o CTRC no transporte rodoviário.

Assim como as Notas Fiscais de papel foram substituídas pela Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o CTRC foi substituído pelo CTe.

Quais os documentos que o CTe substitui?

A legislação brasileira permite que o Conhecimento de Transporte Eletrônico substitua diversos documentos relacionados ao transporte de cargas em diferentes modais. São eles:

1. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
2. Aquaviário de Cargas, modelo 9;
3. Aéreo, modelo 10;
4. Ferroviário de Cargas, modelo 11;
5. Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
6. Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando usada em transporte de cargas.

Os demais documentos, que ainda não foram substituídos pelo CTe, devem continuar sendo emitidos de acordo com a legislação em vigor.

Leia também: Prestação de serviço em desacordo – o que é e como gerar  e CTe em contingência – o que é e como emitir?

Credenciamento para emissão de CTe 

As regras acerca do credenciamento para emissão de CTe podem mudar dependendo de cada estado. Mas, normalmente, são exigidos alguns requisitos em comum para todas as regiões. Veja o que você vai precisar:

1. Obter a Inscrição Estadual 
2. Adquirir o Certificado Digital
3. Solicitar o creencimaneto para emissão de CTe e/ou MDFe;
4. Iniciar a emissão de documentos fiscais em ambiente de homologação e depois, em produção.

Para mais detalhes de todos os passos, recomendamos que você leia este conteúdo: 

[Guia] Credenciamento para emissão de CTe: como fazer?
O que é Documento Eletrônico de Transporte e como funciona?

Finalidades do CTe

Para que ao emitir CTe você realize o procedimento sem erros, é importante conhecer as finalidades desse documento fiscal. Confira as 4 finalidades abaixo: 

1. CTe normal – como já diz o nome, é o documento comum para assegurar o transporte de carga;
2. CTe de complemento de valores – o emitente realiza a emissão de CTe para complementar diferenças de registro de mercadorias faltantes no primeiro documento, em casos de valores equivocados, por exemplo. 
3. CTe de anulação de valores – o CTe de anulação consiste em anular valores emitidos em um CTe normal e não para qualquer erro. 
4. CTe substituto – este CTe deve ser emitido assim que for gerado o CTe de anulação, visto que ele corrige os dados referentes ao valor do CTe substituído e mantém as demais informações. 

Para ler mais sobre as finalidades do CTe, clique aqui. Aproveite e confira também: CTe de Anulação e CTe de Substituição. 

O que é DACTE?

A sigla DACTE significa “Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico”. Em outras palavras, é uma representação simplificada do CTe e deve ser impresso em papel comum.

Ou seja, assim como a DANFE é a representação da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o DACTE é a representação do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

O DACTE não é, e nem substitui um Conhecimento de Transporte Eletrônico, sendo apenas um documento auxiliar para acompanhar a mercadoria.

As funções do DACTE são:

1. Conter a chave de acesso do CTe, que é uma chave numérica com 44 posições para consulta das informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico pela internet;
2. Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a prestação de serviços que está em curso (emitente, destinatário, tomador, valores, etc);
3. Auxiliar na escrituração das operações documentadas por CTe, caso o tomador do serviço (pagador do frete) não ser contribuinte credenciado para emitir documentos fiscais eletrônicos.

Quando é preciso emitir o DACTE?

Em conclusão com as informações acima, você já percebeu que é preciso emitir o DACTE para acompanhar a mercadoria em trânsito. 

1. O DACTE deve ser impresso pelo emitente do CTe antes da circulação da mercadoria. Todo serviço de transporte que seja documentado por um CTe deve estar acompanhado de um DACTE correspondente;
2. Ele só poderá ser usado para essa operação de trânsito depois que seu uso for “autorizado” pela SEFAZ (lembrando que a emissão do CTe é online e o status de “autorizado” acontece em minutos);
3. O DACTE deve ser impresso em papel comum, de preferência sulfite (mínimo em folha tamanho A5 e, no máximo em folha tamanho A4). As informações devem estar bem legíveis, principalmente o código de barras e a chave numérica com 44 dígitos, sendo proibido “papel jornal” na sua impressão;

A fim de evitar erros e inconsistências, o DACTE deve ser emitido no mesmo sistema onde o CTe foi emitido. Veja o que diz a SEFAZ:

Para que não haja nenhuma divergência entre o DACTE e o CTe, o ideal é que o DACTE seja impresso pelo mesmo sistema gerador do CTe. Não poderá haver nenhuma divergência entre eles.

E se o DACTE extraviar durante o transporte da mercadoria, o que devo fazer?

Nesse caso, será preciso imprimi-lo novamente e entregá-lo ao transportador pra que não fique sem este documento durante a viagem.

Dessa forma, aí está mais uma facilidade da emissão de documentos fiscais online: se o transportador estiver longe da empresa no momento do extravio, você pode entrar no seu sistema emissor de CTe e enviar o DACTE por e-mail.

Assim, esse documento poderá ser impresso no local mais próximo onde ele estiver. Bem diferente do risco e do trabalho que isso daria em outros tempos, não é?

O que é expedidor, recebedor e tomador do CTe?

Nem sempre se vive só de frete simples na rotina das transportadoras, ao passo que precisamos nos preocupar apenas com os dados do remetente e do destinatário.

Por exemplo, muitas vezes surgem outros participantes na prestação de serviços e é preciso entender bem quem são eles antes de emitir um CTe. Então, vejamos quem é quem:

1. Emitente

É a transportadora que gerencia a operação de transporte e, de mesmo modo, que gera o CTe. É o menos preocupante na emissão, pois essa informação é inserida de forma automática no CTe.

2. Remetente

O remetente quase sempre é o emissor da Nota Fiscal e, do mesmo modo, o responsável pela saída inicial das mercadorias transportadas. Então, é obrigatório que preencha os dados do remetente no CTe.

Aproveite para ler também: 

Emissão de CTe para MEI: saiba como funciona
Emitir CTe: perguntas frequentes sobre o documento
Rejeição de CTe por “Lote em processamento” e Uso indevido
Documentos Fiscais de Transporte: entenda como mantê-los em dia
CTe de subcontratação: o que é, quando e quem deve emitir?

3. Destinatário

O Destinatário, na maioria das vezes, será o mesmo destinatário da Nota Fiscal. Em suma, é a pessoa física ou jurídica para quem a mercadoria transportada será entregue.

4. Recebedor

Recebedor é a pessoa física ou jurídica que receberá a mercadoria, mas sem ser o destinatário final.

Existe um recebedor quando a mercadoria é redespachada, ou seja, quando a transportadora que coletou a mercadoria entregará a mesma para outro transportador, o qual terminará o processo de entrega.

Aproveite e leia o conteúdo sobre Redespacho, Redespacho Intermediário e Subcontratação.

5. Expedidor

Quando houver um “recebedor” haverá um “expedidor”. Assim sendo, o campo “expedidor” existe para informar a origem da mercadoria que não foi coletada pela transportadora que fará o redespacho.

Ou seja, o “expedidor” é a transportadora que fez a primeira coleta da mercadoria lá na origem, junto ao remetente.

6. Tomador

O tomador do CTe é a pessoa física ou jurídica que pagará o frete. Assim, se o frete for CIF (pago), o remetente da mercadoria será o tomador; todavia, se o frete for FOB (à pagar), o tomador será o destinatário.

Por outro lado, caso uma terceira pessoa pague o frete, diferente do remetente ou destinatário, usa-se o temo “Consignatário” para defini-lo no CTe.

O que é inutilização de CTe?

Digamos que ocorra algum problema técnico durante a emissão do CTe e, como resultado, ocorra uma quebra na sequência de numeração.

Citando um exemplo: você está emitindo o CTe nº 180, e então percebe que os CTe’s na faixa de números 170 até 179 não foram emitidos de fato. Ou seja, é como se o sistema “pulasse” essa numeração por algum problema técnico.

E então, o que fazer?

A inutilização de número de CTe é uma funcionalidade que permite que você informe esse problema à SEFAZ, dizendo então que a numeração ”pulada” não será usada.

Acima de tudo, é essencial enviar essa informação até o décimo dia do mês seguinte ao fato ocorrido.

Mas atenção: você só pode passar a informação de número de CTe inutilizado caso essa numeração realmente não tenha sido usada em nenhum Conhecimento de Transporte Eletrônico (nem autorizado, nem cancelado, nem denegado). 

Essa inutilização tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte, por isso o Fisco pode não reconhecer o pedido caso reconhecer qualquer tipo de fraude, dolo ou simulação.

Leia também: Quais são os documentos fiscais básicos para o transporte de cargas?
Rejeições de CTe: principais motivos e como resolver as inconsistências

Posso emitir Nota Fiscal de Serviços (NFSe) no lugar do CTe?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica só pode ser emitida a fim de registrar operações de natureza municipal e tributadas pelo Imposto Sobre Serviços (ISS).

Em termos gerais, pode-se emitir uma NFSe para transportes dentro do município. Porém, informe-se junto à SEFAZ do seu estado, pois cada governo tem uma legislação específica nesses casos.

Por outro lado, nas operações de transportes intermunicipais e interestaduais é necessária a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Mas, sobre o CTe, incide o Imposto sobre Circulação Mercadorias e Serviços (ICMS).

Quer entender melhor o que é EDI na logística e transportes? Clique aqui e confira! 

O que é MDFe e quando emitir?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, da mesma forma como o Conhecimento de Transporte Eletrônico.

O MDFe vincula os documentos fiscais transportados ao veículo de carga utilizado.

Logo, atua da mesma forma que o antigo Manifesto de Transportes continha uma espécie de resumo de todos os conhecimentos de carga (CTRC) transportados.

O MDFe substitui o Manifesto de Carga modelo 25. A assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador garantem a validade jurídica do MDFe.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DMFe): como e quando deve ser emitido

• Pelo emitente do CTe no transporte de carga fracionada (sempre que houver mais de um CT-e);
• Pelo emitente de NFe no transporte de bens ou mercadorias, em veículo próprio ou de terceiro (autônomo), quando houver mais de uma NFe;
• Sempre que houver transbordo, redespacho;
• Sempre que houver subcontratação ou substituição do veículo;
• Quando houver substituição do motorista;
• Em caso de substituição de contêiner;
• Em casos de inclusão de nova mercadoria ou então de um novo documento fiscal;
• Deverá ser emitido um MDFe para cada estado de destino ou descarga de mercadorias, no qual devem constar os devidos documentos vinculados.

Cancele um documento já manifestado! Veja neste vídeo:

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