Você sabe quais são os principais documentos fiscais de transporte? 

Existem vários registros que devem acompanhar a carga e assim, legalizam a transição do veículo em rodovias nacionais. Entretanto, a gestão fiscal no Brasil ainda é um desafio para muitas empresas, visto que as exigências são constantemente atualizadas.

Mas, é possível organizar-se e manter em dia as obrigações fiscais para o transporte? A resposta é simples e direta: sim, é possível! Tanto é, que iremos te auxiliar nesse processo. Veja abaixo como:

Quais são os documentos fiscais de transporte de carga?

Todo segmento que transportar carga no Brasil deve seguir regras específicas sobre emissão, porte e arquivamento de documentos fiscais de transporte. 

Desse modo, os principais documentos exigidos são:

  1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
  4. Documento Auxiliar de Transporte Eletrônico (DACTE);
  5. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);

Conheça melhor cada um deles lendo abaixo:

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Nota Fiscal Eletrônica 

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento comum e necessário no ambiente empresarial, fazendo parte da rotina de uma transportadora. A NF-e é obrigatória para todo tipo de venda e é essencial para a tributação de impostos, por exemplo. 

Em síntese, é um documento digital em formato XML, que contém todas as informações sobre as transações de mercadorias. Desse modo, também inclui-se devolução, reparo, transparência ou de retorno de vasilhame.

Portanto, é fundamental que registre-se corretamente a natureza das operações, o CFOP e o tipo de nota, pois essas informações atuam em conjunto para que não haja rejeição do documento em questão. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico 

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento emitido e armazenado eletronicamente. Ele substitui o antigo CTRC, que era um documento impresso. 

O CTe serve para documentar a prestação do serviço de transporte realizado por qualquer modal (rodoviário, ferroviário, hidroviário, dutoviário, aéreo). Ele precisa ser autorizado virtualmente no site da SEFAZ estadual e poderá ser checado em postos de fiscalização. 

Veja também: O que é CTe e como emitir este documento de transporte?

Manifesto Eletrônico  de documentos fiscais 

É o documento obrigatório para transportes interestaduais e intermunicipais. Deixa mais ágil o registro dos documentos fiscais que estão transitando. 

Porém, para emitir esse documento obrigatoriamente é necessário seguir as seguintes situações:

  1. Ser emitente de CTe de carga fracionada; 
  2. Ser emitente de NFe para mercadorias com uma ou mais nota fiscal;
  3. Realizar transporte interestadual ou intermunicipal (no caso de MG, SP, GO, RJ e PR);
  4. Ser proprietário de veículos de carga ou ter contrato de arrendamento com transportador autônomo.

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Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico

A legislação tributária exige que o documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico seja emitido e impresso, acompanhado o transporte de carga. 

A principal função do DACTE é amparar a legalidade do transporte em todo o trajeto, devendo ser apresentado nos postos de fiscalização.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica 

O documento impresso que usualmente chamamos de nota fiscal é, na verdade, o documento auxiliar. Como o próprio nome indica, ele tem natureza de auxílio, facilitando o acesso às informações contidas no documento. 

Por este motivo, é obrigatório que o Danfe esteja presente durante o trajeto, além de servir como comprovante de entrega. 

Por que manter os documentos fiscais de transporte em dia? 

A gestão fiscal de uma transportadora e de qualquer outro negócio, nunca deve ficar em segundo plano. Afinal, esta é uma operação vital para o desenvolvimento saudável da empresa.

Desse modo, os controles manuais e com planilhas, por exemplo, não são tão recomendáveis, por aumentar as incidências de erro humano. 

Todavia, se você idealiza uma transportadora organizada e otimizada, optar por um sistema emissor de documentos fiscais é indubitável. 

Porém, se ainda assim você está incrédulo sobre a relevância da gestão fiscal, confira as principais vantagens de sistematizar:

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Evita problema com o Fisco 

Uma das maneiras de colocar sua empresa em risco de auditoria e sofrer penalidades é pela falta de organização dos arquivos. Desse modo, é essencial armazenar esses documentos por no mínimo 5 anos na forma impressa; já no meio virtual, deve ser mantido para sempre. 

Mas, não se preocupe, já existem ferramentas que se encarregam de gerenciar os arquivos digitais de seu negócio, facilitando a consulta imediata, quando necessário. 

Além disso, o sistema de armazenamento em nuvem é extremamente confiável, garantindo que seus dados estarão seguros e acessíveis.

Leia também: DTe – conheça tudo sobre o documento eletrônico de transporte  

Integra informações 

Se você trabalha com transportadora, certamente já observou as diversas informações contidas em um CTe, por exemplo. E, os campos englobam áreas diferentes, bem como o CNPJ e inscrições municipais e estaduais, alíquotas, impostos e serviços de frete. 

Desse modo, um sistema emissor de documentos fiscais de transporte pode unificar informações e otimizar tempo de preenchimentos manuais. 

Redução e controle de gastos 

Não há como negar que ao manter documentos organizados você controla com mais eficiência o financeiro do negócio. Portanto, com a alta carga tributária vigente no país, é imprescindível que haja um planejamento para reduzir custos e manter a qualidade. 

Além disso, com uma maneira simples e rápida de emitir os documentos fiscais de transporte, você diminui os riscos de desorganização na legalização da carga. Assim, impede multas que geram gastos desnecessários para a saúde financeira da transportadora. 

Como organizar os documentos fiscais de transporte

Com os tópicos acima citamos conseguimos entender que as exigências do Estado para o transporte de cargas no Brasil é burocrático. Por isso, para que a administração de tantos documentos fique menos complexa, é preciso estar atento a tal responsabilidade. 

Diante disso, é importante investir em ferramentas que simplificam e tornam as operações mais seguras. Afinal, emitir documentos fiscais de transporte manualmente dificulta o armazenamento e é um risco para a empresa. 

Então, para que você consiga organizar e gerir com mais qualidade a parte fiscal de sua transportadora, trouxemos dicas valiosas. Confira abaixo:

Sequencie processos 

Antes de qualquer coisa, é indubitável a necessidade de “organizar a casa”. Para isso, organize um fluxo de tarefas, estabelecendo uma rotina fluida e eficiente. 

Logo, você deve planejar um controle sobre a emissão dos documentos fiscais, bem como:

  1. Etapas para a emissão e recebimento de documentos;
  2. Determinação de pessoas específicas responsáveis por cada processo;
  3. Acompanhamento de resultados e padronização da gestão de cada documento emitido.

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Armazene documentos na nuvem 

Como já citamos acima, é preciso guardar esses documentos de maneira online para sempre. Mas fique tranquilo! É possível fazer essa armazenagem em um sistema de nuvem, que assegura e facilita.

Desse modo, essa forma de armazenar reduz drasticamente a possibilidade de extravios e gastos com papel, gerando mais praticidade e eficiência na rotina tão acelerada de uma transportadora. 

Software de gestão 

Utilizar um software para a gestão do transporte de cargas é uma forma inteligente para organizar processos e simplificar a emissão de documentos fiscais de transporte

Já pensou em como a emissão praticamente automática pode aumentar a produtividade do seu negócio? E a otimização de tempo, redução de custos e erros? 

Por isso, essa é uma solução qualificada para organizar, armazenar e otimizar a emissão fiscal obrigatória. 

Leia também: emissor de CTe online – como escolher o melhor? 

Automatize a emissão de documentos fiscais de transporte 

A grande dica para organizar os documentos fiscais de transporte é firmar seu negócio em um sistema emissor seguro e eficiente. E por quê? Essas ferramentas possuem funcionalidades pensadas em sua rotina.

Em outras palavras, são desenvolvidas para facilitar a administração e emissão, além de armazenar com confiabilidade e rapidez. Já imaginou emitir um CTe em segundos, praticamente no automático? 

E o melhor disso tudo: sem se preocupar com a armazenagem, o sistema faz tudo para você!

Portanto, nos dias de hoje, a tecnologia é uma grande aliada para a organização e gestão de qualidade de uma empresa. Não fique fora dessa, contrate um sistema emissor de documentos fiscais de transporte e cresça de maneira saudável. 

Esperamos ter ajudado você a entender um pouco mais sobre a organização de documentos fiscais de transporte.

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