Dúvidas sobre CTe? Confira aqui 10 perguntas e respostas

Se você tem dúvidas sobre CTe, MDFe, DACTE, saiba que não está sozinho. Com as novas atualizações e mudanças nas regras de emissão para estes documentos, é comum que muitas pessoas se sintam confusas sobre o que é obrigatório ou não.

Para ajudar com isso, preparamos uma lista com as dez perguntas mais frequentes a respeito do CTe  e tudo o que o envolve – com as devidas respostas, é claro. Acompanhe e tire suas dúvidas!

As mudanças da documentação no setor de transportes

Se você tem alguns anos de experiência na área, provavelmente já emitiu vários Conhecimentos e Manifestos de Transporte usando suas habilidades de datilografia em uma boa (ou nem tão boa) máquina de escrever.

Uma série de vias, papel carbono e muita atenção pra não errar no preenchimento de algum campo faziam parte da sua rotina. Depois veio o programa de computador, a impressora matricial “do barulho” e todos aqueles acessórios.

Após a entrega, chegavam pilhas de comprovantes assinados e carimbados pra conferir. E era preciso uma sala só pra guardar caixas e mais caixas de um belo arquivo morto que, vez ou outra, você precisava consultar. Mas o consolo era que um dia na vida de uma transportadora nunca seria igual ao outro. E quanto a isso, nada mudou.

Porém, a emissão de documentos no setor de transportes passou por uma revolução nos últimos anos e a quantidade de papel pra realizar uma operação se tornou ‘quase zero’.

Podemos concordar que hoje ficou mais fácil emitir, cancelar ou corrigir um Conhecimento de Transporte. Você também não precisa mais de espaço pra guardar comprovantes, porque consegue consultar um CTe pela internet. Tudo é mais simples, até mesmo pra quem não tem muita experiência no uso de tecnologias.

Os sistemas para emissão de CTe estão aí pra isso: fazer a parte mais complicada, impedir erros de emissão e facilitar ao máximo todo o processo de liberação da carga.

Sabemos, no entanto, que essas mudanças vem gerando muitas dúvidas sobre CTe na mente de quem trabalha no setor de transportes. Como a emissão de documentos online se tornou obrigatória, há quem ainda procure entender como tudo isso funciona. Afinal, qualquer erro na emissão de um CTe continua sendo uma boa oportunidade de levar uma multa pra casa (no mínimo).

Principais dúvidas sobre CTe: 10 perguntas e respostas

Já que você chegou até aqui, confira abaixo a lista mais frequente de dúvidas sobre CTe e suas respectivas respostas. Amplie conhecimentos sobre as novas regras na emissão de documentos de transporte e sinta-se mais seguro na sua rotina.

1. Afinal, o que é CTe?

Para tirar suas duvidas sobre CTe, vamos começar pela sua definição básica: o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ele tem a função de documentar uma prestação de serviço de transporte de cargas de qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário).

A validade jurídica do CTe é garantida pela assinatura digital do emitente e pela sua recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

2. O que é preciso para emitir CTe?

Para emitir CTe, em primeiro lugar, você deve credenciar sua empresa junto à SEFAZ do seu estado. Este credenciamento deve ser realizado pelo responsável da empresa ou pelo seu contador.

Em seguida, a empresa precisa adquirir um Certificado Digital. Este certificado é a assinatura digital da empresa e garante a autenticidade do documento a ser emitido.

3. Qual a diferença entre CTe e CTRC?

A sigla CTRC significa “Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas”. O CTRC é o documento onde constam as informações referentes ao transporte de uma mercadoria. As principais informações contidas neste documento são:

  • Dados do Remetente;
  • Dados do Destinatário;
  • Local de Entrega;
  • Peso Total e cubagem (quando houver);
  • Quantidade de Volumes (e espécie);
  • Nº das Notas Fiscais;
  • Valor da Mercadoria;
  • Valor do Transporte;
  • Informações do veículo;
  • Dados do motorista;
  • Etc…

Já a sigla CTe significa “Conhecimento de Transporte Eletrônico”. Logo, o CTe substitui o CTRC no transporte rodoviário. Assim como as Notas Fiscais de papel foram substituídas pela Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o CTRC é substituído pelo CTe.

O CTe é um documento emitido e armazenado eletronicamente. Existe apenas na forma virtual, em arquivo XML (assim como a Nota Fiscal Eletrônica – NFe). 

4. Quais os documentos que o CTe substitui?

A legislação brasileira permite que o CTe substitua diversos documentos relacionados ao transporte de cargas em diferentes modais. São eles:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Os demais documentos,  que ainda não foram substituídos pelo CTe, devem continuar sendo emitidos de acordo com a legislação em vigor.

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5. O que é DACTE?

A sigla DACTE significa “Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico”. O DACTE é uma representação simplificada do CT-e e deve ser impresso em papel comum.

Ou seja, assim como a DANFE é a representação da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o DACTE é a representação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Mas atenção: o DACTE não é e nem substitui um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), sendo utilizado apenas como um documento auxiliar para acompanhar a mercadoria.

As funções do DACTE são:

  • Conter a chave de acesso do CTe, que é uma chave numérica com 44 posições para consulta das informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico pela internet;
  • Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a prestação de serviços que está em curso (emitente, destinatário, tomador, valores, etc);
  • Auxiliar na escrituração das operações documentadas por CT-e, caso o tomador do serviço (pagador do frete) não ser contribuinte credenciado para emitir documentos fiscais eletrônicos.

6. Preciso emitir o DACTE?

Com as informações acima, você já percebeu que é preciso emitir o DACTE. Afinal, este documento deve acompanhar a mercadoria durante o transporte. Agora vejamos os detalhes:

  • Antes da circulação da mercadoria, o DACTE deve ser impresso pelo emitente do CTe. Todo serviço de transporte que seja documentado por um CTe deve estar acompanhado de um DACTE correspondente;
  • O DACTE só poderá ser utilizado para essa operação de trânsito depois que seu uso for “autorizado” pela SEFAZ (lembrando que a emissão do CTe é online e o status de “autorizado” acontece em minutos);
  • O DACTE deve ser impresso em papel comum, de preferência sulfite (mínimo em folha tamanho A5 e, no máximo em folha tamanho A4). As informações devem estar bem legíveis, principalmente o código de barras e a chave numérica com 44 dígitos, e não pode ser utilizado “papel jornal” na sua impressão;

Para evitar erros e inconsistências, o DACTE deve ser emitido no mesmo sistema onde o CTe foi emitido. Veja o que diz a SEFAZ:

Para que não haja nenhuma divergência entre o DACTE e o CT-e, o ideal é que o DACTE seja impresso pelo mesmo sistema gerador do CT-e. Não poderá haver divergências entre o CT-e e sua representação gráfica (DACTE).

E se o DACTE extraviar durante o transporte da mercadoria, o que devo fazer? Nesse caso, será preciso imprimi-lo novamente e entregá-lo ao transportador pra que não fique sem este documento durante a viagem.

E aí está mais uma facilidade da emissão de documentos fiscais online: se o transportador estiver longe da empresa no momento do extravio, você entrar no seu sistema emissor de CTeenviar o DACTE por e-mail para ser impresso no local mais próximo onde ele estiver. Bem diferente do risco e do trabalho que isso daria antigamente, não é?

7. O que é expedidor, recebedor e tomador do CTe?

Nem sempre se vive só de frete simples na rotina das transportadoras, quando precisamos nos preocupar apenas com os dados do remetente e do destinatário. Muitas vezes surgem outros participantes na prestação de serviços e é preciso entender bem quem são eles antes de emitir um CTe. Vejamos quem é quem:

a) Emitente do CTe

É a transportadora que gerencia a operação de transporte e que gera o CTe. É o menos preocupante na emissão, pois essa informação é inserida automaticamente no CTe.

b) Remetente do CTe

O remetente geralmente é o emissor da Nota Fiscal e o responsável pela saída inicial das mercadorias transportadas. É obrigatório preencher os dados do remetente no CTe.

c) Destinatário do CTe

O Destinatário do CTe, na maioria das vezes, será o mesmo destinatário da Nota Fiscal. É a pessoa física ou jurídica para quem a mercadoria transportada será entregue.

d) Recebedor do CTe

Recebedor é a pessoa física ou jurídica que receberá a mercadoria, sem ser o destinatário final. Existe um recebedor quando a mercadoria é redespachada, ou seja, quando a transportadora que coletou a mercadoria entregará a mesma para outro transportador, o qual terminará o processo de entrega.

e) Expedidor do CTe

Quando houver um “recebedor” haverá um “expedidor”. O campo “expedidor” existe para informar a origem da mercadoria que não foi coletada pela transportadora que fará o redespacho. Ou seja, o “expedidor” é a transportadora que fez a primeira coleta da mercadoria lá na origem, junto ao remetente.

f) Tomador do CTe

O tomador do CTe é a pessoa física ou jurídica que pagará o frete. Assim sendo, se o frete for CIF (pago), o remetente da mercadoria será o tomador. Se o frete for FOB (à pagar) o tomador será o destinatário. Caso o frete seja pago por uma terceira pessoa, diferente do remetente ou destinatário, usa-se o temo “Consignatário” para defini-lo no CTe.

8. O que é inutilização de CTe?

Digamos que ocorra algum problema técnico durante a emissão do CTe e, por conta disso, ocorra uma quebra na sequencia de numeração.

Citando um exemplo: você está emitindo o CTe nº 180, e então percebe que os CTe’s na faixa de números 170 até 179 não foram emitidos de fato. Ou seja, é como se o sistema “pulasse” essa numeração por algum problema técnico. E então, o que fazer?

A inutilização de número de CTe é uma funcionalidade que permite que você informe esse problema à SEFAZ, dizendo que a numeração ”pulada” não será utilizada. Esta informação deve ser enviada até o décimo dia do mês seguinte ao fato ocorrido.

Mas atenção: você só pode passar a informação de número de CTe inutilizado caso essa numeração realmente não tenha sido usada em nenhum Conhecimento de Transporte Eletrônico (nem autorizado, nem cancelado, nem denegado). 

Essa inutilização tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte, por isso o fisco pode não reconhecer o pedido caso reconhecer qualquer tipo de fraude,dolo ou simulação.

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9. Posso emitir NFSe ao invés de CTe?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) só pode ser emitida para registrar operações de natureza municipal e tributadas pelo Imposto Sobre Serviços (ISS).

Em termos gerais, pode-se emitir uma NFSe para transportes dentro do município. Entretanto, informe-se junto à SEFAZ do seu estado, pois cada governo tem uma legislação específica nesses casos.

Já nas operações de transportes intermunicipais e interestaduais deve ser emitido um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe). E, sobre o CTe, incide o Imposto sobre Circulação Mercadorias e Serviços (ICMS).

10. O que é MDFe e quando deve ser emitido?

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, tal como o CTe. Sua função é vincular os documentos fiscais transportados ao veículo de carga utilizado. Ou seja, da mesma forma que o antigo Manifesto de Transportes continha uma espécie de resumo de todos os conhecimentos de carga transportados.

O MDF-e substitui o Manifesto de Carga modelo 25. A validade jurídica do MDFe é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador.

Quando o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido:

  • Pelo emitente do CTe no transporte de carga fracionada (sempre que houver mais de um CT-e);
  • Pelo emitente de NFe no transporte de bens ou mercadorias, em veículo próprio ou de terceiro (autônomo), quando houver mais de uma NFe;
  • Sempre que houver transbordo, redespacho;
  • Sempre que houver subcontratação ou substituição do veículo;
  • Quado houver substituição do motorista;
  • Em caso de substituição de contêiner;
  • Em casos de inclusão de nova mercadoria ou de um novo documento fiscal;
  • Deverá ser emitido um MDFe para cada estado de destino ou descarregamento de mercadorias, no qual devem constar os devidos documentos vinculados.

 

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