Já se deparou com a expressão EDI na logística? Quem trabalha no setor de transportes já deve ter enfrentado dúvidas sobre essa e outras siglas muito usadas na comunicação de dados do setor. Se este é o seu caso, não tem problema: a gente vai explicar tudo nas próximas linhas. Confira!
O que é EDI na logística?
EDI é sigla para “Electronic Data Interchange” que, em tradução livre para o português significa Intercâmbio Eletrônico de Dados.
Esse intercâmbio de dados torna possível uma comunicação padronizada entre sistemas de informação diferentes.
Ou seja, independente de quem desenvolveu os softwares que você utiliza, a EDI faz com que eles se comuniquem perfeitamente.
Para que o EDI funcione, as empresas que desejam trocar informações entre si devem seguir as especificações de um padrão estabelecido entre eles.
O mercado chama esse padrão de “Layout EDI”, que funciona como um manual. Este manual define como os arquivos devem ser gerados e transmitidos.
Dentre os diversos layouts existentes no mundo dos softwares, o EDI na logística e transportes destaca-se pelo conhecido arquivo “XML” e o padrão “EDI PROCEDA”.
Ambos são arquivos de texto (txt) que se encontram formatados conforme o padrão pré-estabelecido no manual de integração de cada embarcador.
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Qual a função do EDI – Eletronic Data Interchange?
O objetivo geral do EDI na logística é viabilizar uma troca de informações entre sistemas. Ele beneficia o contato entre dois usuários distintos que compartilham o mesmo método.
A troca eletrônica de dados através do EDI elimina a digitação de informações e documentos, já que é possível usar essa tecnologia para compartilhar dados entre dois sistemas sem a necessidade de intervenção manual.
É assim, por exemplo, quando o SimplesCTe busca os dados das Notas Fiscais diretamente no sistema da SEFAZ para preencher o Conhecimento de Transporte Eletrônico automaticamente pra você.
As possibilidades de uso do EDI são bem variadas em diversos ramos de atividade empresarial. Ele está relacionado a diversos benefícios, tais como: qualidade, ganho de agilidade, redução de custo, segurança nas comunicações e melhores resultados nos processos de todos os setores.
Em que tipo de operações o EDI é aplicado?
O EDI na logística pode ser usado por diversos envolvidos na cadeia de transportes a fim de aumentar a qualidade e a agilidade da comunicação, tornando os processos mais confiáveis e menos custosos. Essa tecnologia é usada por:
- Operadores logísticos;
- Transportadoras;
- Armazéns;
- Indústrias;
- Outras empresas.
Citamos alguns exemplos onde há uso do EDI na logística e transportes:
- Quando um embarcador envia para a transportadora um arquivo XML contendo os dados da NFe referente as cargas que serão transportadas;
- Sempre que uma transportadora envia para a empresa contratante um arquivo que contém todas as informações a respeito das entregas realizadas em determinados períodos;
- Quando a transportadora envia para o embarcador um documento com a relação de todos os CTe’s embarcados ou a lista de todos os CTe’s que já estão faturados;
- Sempre que a transportadora envia um arquivo contendo os dados das cobranças pelas entregas realizadas.
Esses são apenas alguns dos exemplos práticos de como o EDI pode ser usado no transporte de cargas, facilitando a interação entre o embarcador e a transportadora, melhorando o processo de comunicação entre as empresas.
Veja também:
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Quais as vantagens do EDI na logística e transportes?
Lembra quando era preciso ir presencialmente buscar documentos num lugar após outro? E quando algum papel era deixado para trás? Você precisava voltar para buscá-lo e todo o processo que dependia dessa documentação começava a correr contra o relógio. Essa rotina diária era desgastante e tomava um tempo enorme.
Mas a tecnologia tornou tudo mais fácil. Por isso, a maior vantagem do EDI na logística e transportes é o aumento da agilidade e eficiência nos processos de transporte de cargas.
Isso acontece porque, quando as informações são enviadas eletronicamente, elas chegam instantaneamente ao destino. Com isso, elas podem ser imediatamente processadas, sem que seja necessário aguardar a chegada de inúmeros papéis.
Esses documentos digitais podem alimentar diretamente os sistemas que estão nos computadores do prestador de serviços de transporte. Em seguida, geram outros documentos no formato utilizado pela sua empresa.
É o que acontece, por exemplo, quando o SimplesCTe busca as Notas Fiscais do embarcador diretamente no site da SEFAZ e aplica esses dados automaticamente na geração do Conhecimento de Transporte (CTe) e do Manifesto Eletrônico (MDFe). Não é preciso coletar dados e documentos em diversos locais, pois existe uma comunicação entre os sistemas que automatiza e facilita todo esse processo.
Assim, a tecnologia do EDI significa um diferencial estratégico nos transportes, já que:
- Informatiza tarefas que antes eram feitas no papel;
- Agilidade no recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas;
- Diminui o tempo gasto com digitação ao eliminar as atividades manuais;
- Processa automaticamente as transações;
- Aumenta a agilidade e a produtividade da equipe;
- Fortalece a parceria com os embarcadores;
- Otimiza processos administrativos e logísticos;
- Elimina a necessidade do envio de faturas em papel, pois isto pode ser feito digitalmente;
- Reduz os custos com armazenamento de arquivos e despesas com Correios;
- Reduz o tempo de recebimento e de entrega da carga.
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Concluindo, quando se fala em EDI na logística e transportes, muitas vezes se imagina que é algo complexo e difícil de implementar.
Mas pelo contrário! Essa tecnologia foi estudada e preparada para justamente facilitar a rotina das empresas do setor. E é tão simples de implementar numa empresa que provavelmente você já está utilizando EDI na sua.
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