CTe Substituto: para o que serve e como emitir?

CTe substituto ou CTe de substituição é um documento utilizado para sanar erros de um Conhecimento de Transporte Eletrônico emitido anteriormente e que não pode mais ser cancelado.

Também pode ser utilizado para solucionar erros que não podem ser resolvidos através de uma Carta de Correção. Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre quando e como emitir um CTe substituto. Acompanhe!

Se você emitiu um CTe com o tomador errado ou com o valor incorreto, e os prazos normal ou extemporâneo de cancelamento já se esgotaram, o CTe substituto pode resolver esse problema. 

No entanto, é mais prático cancelar o CTe com erros e emitir um novo do que providenciar um CTe substituto. Mas pra isso, você precisa analisar a situação como um todo para saber qual a melhor opção para resolver esses erros. 

Para te ajudar a tomar a decisão correta, antes de mais nada vamos explicar como funciona o cancelamento de CTe e a Carta de Correção.

Qual o prazo para cancelamento de CTe?

Antes de você iniciar a emissão de um CTe substituto para corrigir os erros de um documento anterior, vamos verificar as regras para cancelamento de CTe:

1. Na maioria dos estados, um CTe que possui erros pode ser cancelado em até 7 dias (168 horas) a contar da data de emissão;
2. No estado do Mato Grosso, o prazo para cancelamento do CTe é diferente: você tem apenas 2 horas pra isso, a contar do momento em que ele foi emitido;
3. Se o CTe já foi manifestado, você tem até 24 horas para cancelar o MDFe para depois cancelar o CTe manifestado (deixamos um vídeo explicando essa questão logo abaixo);
4. O cancelamento extemporâneo de CTe (cancelamento fora do prazo normal) pode ser realizado em até 31 dias, a contar da data de emissão;
5. O cancelamento normal ou extemporâneo só podem ser realizados se a prestação de serviço de transporte ainda não foi iniciada;
6. O CTe a ser cancelado não pode ter tido nenhum evento registrado. 

Veja mais sobre cancelamento extemporâneo de CTe neste artigo: O que é Cancelamento Extemporâneo de CTe e como fazer.

Carta de Correção para CTe: o que pode ser corrigido?

Será que é possível emitir uma Carta de Correção para CTe a fim de corrigir o tomador ou o valor do frete? 

Em primeiro lugar, a Carta de Correção para CTe só pode ser emitida quando o documento estiver com o status “Autorizado”. Isso significa que se você já solicitou o cancelamento de um CTe, este terá o status “Cancelado” e não será possível emitir uma Carta de Correção para ele.

A Carta de Correção para CTe poderá ser transmitida em até 30 dias (720 horas) a contar da sua autorização de uso pela SEFAZ, e pode ser emitida para corrigir um dos campos básicos do Conhecimento de Transporte:

• Campo de observações.

Assim, a Carta de Correção NÃO poderá ser emitida para sanar os erros correspondentes às seguintes situações:

1. Corrigir variáveis que influenciam no valor dos impostos, tais como:

• Base de cálculo;
• Alíquota do imposto;
• Diferença de preço da mercadoria;
• Quantidade;
• Valor da prestação de serviço (frete).

2. Correção de dados cadastrais que implique mudança dos campos:

• Emitente;
• Tomador;
• Remetente;
• Destinatário.

3. Correção de datas como:

• Data de emissão; 
• Data de saída.

Saiba mais sobre Carta de Correção para CTe neste artigo: Carta de Correção de CTe: o que pode (e o que não pode) ser corrigido?

Quando posso emitir CTe substituto?

O CTe substituto, como o próprio nome revela, substitui um CTe emitido anteriormente, seja para corrigir erros impossíveis de resolver por carta de Correção ou, quando o prazo de cancelamento do CTe já se esgotou. 

Para simplificar, listamos todas as regras para emitir CTe substituto. Vamos lá:

1. O CTe substituto pode ser emitido para alterar o valor da prestação de serviço ou para alterar o tomador do serviço;
2. O CTe Substituto não pode ser cancelado, então verifique todos os dados antes de enviá-lo para autorização da SEFAZ;
3. CTe Substituto deve ter as mesmas Notas Fiscais do CTe original que contém erros;
4. O CNPJ do emitente do CTe Substituto deve ser o mesmo do CTe a ser substituído. Ou seja, se o CTe original foi emitido por uma filial da transportadora, o CTe substituto também deve ser emitido pela mesma;
5. A autorização do CTe de substituição deve ocorrer em até 60 dias, a contar da data de autorização do CTe original, aquele que você deseja substituir.

Como emitir CTe substituto para valores?

Nesse caso, você pode emitir um CTe Substituto se o valor da prestação de serviço tenha saído acima do valor correto. Se o valor da prestação tiver saído a menor, você deve emitir o CTe complementar com os valores faltantes.

O CTe de substituição de valores só pode ser emitido quando o tomador do serviço de transporte for contribuinte do ICMS.

Ou seja, caso o CTe que contém erros possui um tomador que não é contribuinte do ICMS e não emite NFe, você deve gerar um CTe de anulação após receber a Nota Fiscal de anulação de frete.

Em caso de dúvidas, considere o tipo de tomador antes de emitir um CTe substituto:

• É contribuinte do ICMS e emite Nota Fiscal = CTe de Substituição
• Não é contribuinte do ICMS e não emite Nota Fiscal = CTe de Anulação

Como emitir CTe substituto para corrigir o tomador?

Se você precisa alterar o tomador de um CTe emitido e que já foi autorizado, mas que não pode mais ser cancelado, é possível emitir um CTe substituto para sanar esse erro.

Mas pra isso, o CNPJ do tomador do CTe substituto deve constar no CTe que possui erros, ou seja, naquele CTe que você deseja substituir. Vejamos as regras nesse caso:

1. O tomador correto já deve constar no CTe a ser substituído em alguma dessas opções: destinatário, remetente, expedidor ou recebedor;
2. O novo tomador deve estar localizado na mesma UF do tomador original;
3. O tomador original deve providenciar o evento de ‘’Prestação de Serviço em Desacordo’’ para que o CTe com erros possa ser substituído.

O que é prestação de serviço em desacordo para CTe?

Trata-se de um novo evento que surgiu à partir da versão 3.0 do Conhecimento de Transporte Eletrônico, instituído pelo Ajuste SINIEF 10, de 8 de julho de 2016. 

Através desse evento, o tomador (pagador do frete) pode se manifestar em relação à discordância da prestação de serviço que está descrita no CTe emitido pela transportadora. Alguns exemplos dessa discordância, são:

• CNPJ;
• Prazos;
• Valores.

Somente o tomador tem autoridade para registrar o evento de Prestação de Serviço em Desacordo, cujo prazo para registro é de 45 dias a contar da data de validação do CTe.

Essa prática, antes era conhecida como “Manifestação Eletrônica do Destinatário”, onde ele informava o Fisco sobre a recusa de uma venda ou prestação de serviço. À partir dessa recusa, se tornou possível evitar, inclusive, que o CNPJ seja envolvido em alguma operação fraudulenta.

Quando um tomador, que possui CNPJ e Inscrição Estadual, registra o evento de Prestação de Serviço em Desacordo, não é mais necessário emitir uma Nota Fiscal de Anulação de Valores. 

Veja também: CTe em contingência e MDFe em contingência: o que significam e quando emitir?

Perguntas e respostas sobre CTe substituto

1) Posso emitir um único CTe substituto para corrigir vários CTe’s com erros, de um mesmo tomador?

A resposta é não. Para cada CTe com erros, deve ser emitido um CTe de substituição, e este último não poderá ser cancelado.

2) Qual o prazo para emitir CTe substituto?

Um CTe substituto deve ser emitido em até 60 dias após a emissão e autorização daquele CTe que você deseja substituir.

Emiti um CTe errado: o que fazer?

Ainda não tem certeza se emitir um CTe substituto é a opção correta pra você?

Confira nosso Post Interativo: Emitir um CTe errado: o que fazer? Nele, você pode clicar nas situações de erro que está enfrentando e receber a resposta mais adequada.

Precisa de um sistema emissor de CTe rápido e inteligente?  Conheça as vantagens da emissão de documentos de transporte em segundos, praticamente no automático.

Aproveite para ler também:

O que é CTe e como emitir este documento de transporte.

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