Emitir CTe: perguntas frequentes sobre o documento

Emitir CTe gera dúvidas em muita gente. Se você é uma dessas pessoas, acabou de encontrar o lugar certo para esclarecer tudo.

Neste artigo, separamos as perguntas frequentes sobre a emissão e obrigatoriedade do documento de transporte. Acompanhe abaixo:

O que é CTe? 

CTe é a sigla de Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento digital, que é emitido online e armazenado eletronicamente. Existe apenas na forma virtual, em arquivo XML, assim como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). 

Ele substitui o antigo CTRC que era emitido no papel. Assim, tem a função de documentar a prestação de serviço de transporte de cargas dos modais rodoviário, aéreo, entre outros. 

A assinatura digital do emitente garante a validade jurídica do CTe e do mesmo modo sua recepção e autorização de uso, pelo Fisco. 

Vantagens em emitir CTe

O CTe não facilita apenas a vida dos órgãos fiscais, como também a das próprias transportadoras. Isso porque com o Conhecimento de Transporte Eletrônico diminui a incidência de erros e impede fraudes na emissão. Confira abaixo:

CTe minimiza risco de erros 

O CTe é emitido por sistemas desenvolvidos exclusivamente para essa finalidade. Dessa forma, a sua emissão é praticamente automática e em segundos, reduzindo as chances de falhas humanas. 

De antemão, este é um dos objetivos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): minimizar a necessidade do papel e de processos burocráticos manuais. 

CTe aumenta a segurança 

Como a emissão do CTe só pode ser realizada por empresas cadastradas na Secretaria da Fazenda e com o certificado digital, inviabiliza-se fraudes e desvios.

Ou seja, a emissão de uma nota fria pelo ambiente digital é quase uma possibilidade nula, sabendo que todas as operações são criptografadas. 

Por fim, em um ambiente de negócios seguros, o consumidor também sai ganhando, assegurando que seus direitos sejam respeitados.

Existe legislação aprovada para emitir CTe? 

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem validade em todos os Estados da Federação. A legislação em âmbito nacional já está aprovada, a saber:

 Ajustes SINIEF:

 Portaria CAT:

Quais documentos o CTe substitui? 

Atualmente a legislação nacional permite que o CTe substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

I – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; 

II – Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; 

III – Conhecimento Aéreo, modelo 10; 

IV – Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

V – Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;

VI – Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Os documentos que não foram substituídos pelo CTe devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

O CTe será aceito em outros estados pela Receita Federal?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Conhecimento de Transporte Eletrônico pelo Ajuste SINIEF 09/07 e suas alterações. 

Desse modo, independente da Unidade Federativa o CTe é reconhecido como válido para legalizar o transporte em território nacional. 

Importante destacar que mesmo os estados que ainda não estão aptas a autorizar contribuintes a serem emissores de CT-e estarão aptas ao recebimento dos Conhecimentos Eletrônicos, que contenham Destinatários da Carga em seus Estados. 

Como funciona a consulta de CTe?

Os conhecimentos eletrônicos autorizados podem ser consultados tanto no Portal Nacional do CTe como no site da SEFAZ do Estado Emitente do CT-e.

Em síntese, para a consulta é preciso fornecer a chave de acesso do conhecimento de transporte, impressa no DACTE. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número CTe, Código Numérico e dígito verificador. 

Atenção: A consulta aos dados completos do CTe pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. 

Quanto tempo demora para Sefaz autorizar o CTe emitido

A infraestrutura de recepção dos CTe é dimensionada para que um lote de Conhecimentos Eletrônicos seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até 3 (três) minutos.

O que é expedidor, recebedor e tomador do CTe?

Nem sempre se vive só de frete simples na rotina das transportadoras, ao passo que precisamos nos preocupar apenas com os dados do remetente e do destinatário.

Por exemplo, muitas vezes surgem outros participantes na prestação de serviços e é preciso entender bem quem são eles antes de emitir CTe. Então, vejamos quem é quem:

1. Emitente

É a transportadora que gerencia a operação de transporte e, do mesmo modo, que gera o CTe. É o menos preocupante na emissão, pois essa informação é inserida de forma automática no CTe.

2. Recebedor

Recebedor é a pessoa física ou jurídica que receberá a mercadoria, mas sem ser o destinatário final.

Existe um recebedor quando a mercadoria é despachada, ou seja, quando a transportadora que coletou a mercadoria entregará a mesma para outro transportador, o qual terminará o processo de entrega.

3. Expedidor

Quando houver um “recebedor” haverá um “expedidor”. Assim sendo, o campo “expedidor” existe para informar a origem da mercadoria que não foi coletada pela transportadora que fará o redespacho.

Ou seja, o “expedidor” é a transportadora que fez a primeira coleta da mercadoria lá na origem, junto ao remetente.

4. Tomador

O tomador do CTe é a pessoa física ou jurídica que pagará o frete. Assim, se o frete for CIF (pago), o remetente da mercadoria será o tomador; todavia, se o frete for FOB (a pagar), o tomador será o destinatário.

Por outro lado, caso uma terceira pessoa pague o frete, diferente do remetente ou destinatário, usa-se o termo “Consignatário” para defini-lo no CTe.

Veja também: O que é CTe e como emitir.

Qual o modelo operacional do CTe?

De maneira simplificada, a empresa de transporte de cargas emissora de CTe gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da prestação de serviço.

Este arquivo deverá ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Sobretudo, é enviado para a Secretaria da Fazenda, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso. 

Desse modo, sem emitir CTe o transporte de mercadorias não poderá ocorrer. Caso contrário, a prestação de serviço estará sendo ilegal. 

O que é necessário para emitir CTe?

Para emiti-lo, em primeiro lugar, você deve credenciar sua empresa junto à SEFAZ do seu estado. O responsável da empresa ou contador realiza este processo.

Em seguida, a empresa precisa adquirir um Certificado Digital. Este certificado é a assinatura digital da empresa e garante a autenticidade do seu Conhecimento de Transporte Eletrônico.

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Aproveite para ler também:

O que é CTe e como emitir este documento de transporte

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